La mise en place de la signature électronique est un enjeu majeur pour toutes les entreprises qui souhaitent se digitaliser et continuer leurs activités à distance. Cette signature offre en effet de nombreux avantages par rapport à la concurrence papier : gain de temps, rentabilité, productivité… et permet de signer tout type de document à distance, en quelques clics.
Ainsi, comment la mettre en place la signature électronique au sein de son entreprise ?
Comment mettre en place la signature électronique ?
La mise en place de la signature électronique dépend des besoins de l’entreprise. Il faut ainsi se poser les questions : Qui doit signer ? Quel type de documents ? Combien de documents doivent être signés ? Quel est le niveau de signature et de sécurité exigé ? L’intégration de la signature dans un logiciel ou site web existant est-elle requise ?
Ces questions permettent donc de définir les prérequis nécessaires à la création d’un flux de signature. Vous trouverez ci-dessous une liste non exhaustive des questions les plus fréquemment posées :
Quel est le niveau de signature requis pour mes documents ?
Le niveau de signature dépend de vos exigences en matière de sécurité. Le niveau de signature standard est toutefois suffisant pour 90% des documents signés.
Ai-je besoin d’un compte Eurosign pour signer électroniquement ?
Aucun compte n’est requis pour signer des documents. Cependant, un compte est requis pour envoyer des documents pour signature.
Comment mettre en place la signature électronique au sein de mon équipe ?
La plateforme Eurosign vous permet d’ajouter des utilisateurs à votre organisation et de leur attribuer des rôles. Vous pouvez ainsi ajouter directement vos collaborateurs à un espace de travail en ligne.
Comment envoyer un document pour signature ?
Pour envoyer un document pour signature, il suffit d’ajouter un ou des destinataires, de définir le niveau de signature et de choisir le fichier à envoyer. Les destinataires recevront alors la demande de signature par email. Rien de plus simple !
Pour en savoir plus, consultez notre FAQ.
Pourquoi signer électroniquement ?
La signature électronique permet de signer tout type de documents à distance, de manière simple et rapide. Ainsi, elle permet donc de simplifier les processus de contractualisation et de signature au sein des entreprises. De surcroit, celle-ci permet aux entreprises de supprimer l’archivage physique et les coûts reliés à l’impression et à l’envoi des documents. La signature électronique permet, entre autres, de :
- Gagner du temps sur les processus de signature (90% des documents signés électroniquement sont signés en moins de 30 minutes !)
- Améliorer la relation grâce à une signature simplifiée
- Réaliser des économies sur l’impression, l’envoi et la conservation des documents
- Mettre en place la Digital Workplace
- Et ainsi, augmenter sa productivité et sa rentabilité
En somme, votre entreprise pourrait grandement bénéficier de la mise en place de la signature électronique.
La signature électronique est-elle légale ?
En Europe, le cadre légal de la signature électronique est défini par le règlement eIDAS. Ce règlement accorde à la signature numérique la même valeur juridique que la signature manuscrite : « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »
Pour en savoir plus, consultez notre article sur la valeur juridique de la signature électronique.
En conclusion
La mise en place de la signature électronique est très facile. La plateforme intuitive d’Eurosign vous permet d’envoyer des documents pour signature, de signer électroniquement, d’ajouter des utilisateurs à votre organisation afin de créer un espace de travail en ligne… en toute simplicité !
Un branchement API est aussi possible pour toutes les entreprises qui souhaitent utiliser la signature électronique sur leurs propres plateforme ou application.
Pour passer le cap de la digitalisation, inscrivez-vous sur eurosign.com ou contactez-nous.
