Le secteur de la formation génère énormément de documents administratifs : des contrats de formation, des feuilles d’émargement, des certificats de réalisation, des contrats formateurs, etc. En somme, c’est une montagne de documents qu’il faut créer, imprimer, envoyer, scanner, archiver… c’est chronophage et fastidieux ! 😩

Dans cet article, on vous explique en quoi la signature électronique peut être un véritable atout pour le secteur de la formation 🙌

Qu’est-ce que la signature électronique ? 🧐

La signature électronique est un procédé qui permet de signer des documents numériquement. Celui-ci utilise des niveaux élevés de cryptage garantissant ainsi la valeur juridique des signatures, au même titre qu’une signature manuscrite.

Utiliser la signature électronique c’est aussi s’assurer de l’intégrité du document, et de sa non-altérabilité.

La signature électronique est donc entièrement légale et encadrée juridiquement au niveau européen par le règlement eIDAS et au niveau français par le Code Civil (article 1367).

Quelle utilité pour la formation ? 📚

Le secteur de la formation génère beaucoup de tâches administratives, tant pour l’organisme de formation ou l’entreprise, que pour les apprenants ou les intervenants. La signature électronique peut justement accélérer et faciliter ces processus :

• Les contrats de formation : Envoyer les contrats de formation par signature électronique, c’est s’assurer que le contrat sera signé rapidement par l’apprenant. En effet, 90% des documents envoyés par signature électronique sont signés en moins de 30 minutes. L’apprenant reçoit son contrat par mail, qu’il peut signer facilement depuis son smartphone, son ordinateur ou sa tablette 👌

• Les feuilles d’émargement : Avec la situation sanitaire, beaucoup de formations ont été adaptées et se sont déroulées à distance. Chaque entreprise ou organisme de formation a fait au mieux afin de faire signer les fiches de présence, ce qui n’a pas toujours été simple ! La signature électronique permet d’envoyer la feuille d’émargement à tous les apprenants, que la formation ait eu lieu en présentiel ou à distance. Une fois la session terminée, il est possible de clôturer le processus de signature afin de récupérer le document complété ✅

• Les certificats de réalisation : Les certificats de réalisation doivent être signés par le dispensateur de la formation lorsque celle-ci est terminée. Afin d’éviter l’impression et la signature manuscrite de plusieurs dizaines de documents, signez-les électroniquement en quelques clics : tout ce processus sera ainsi dématérialisé 🔄

• Les contrats des intervenants : La signature électronique permet aussi de simplifier tous les processus de signature de contrats de travail. Il est possible de créer un workflow de signature, permettant d’ajouter en premier le signataire du côté de l’entreprise ou de l’organisme de formation, puis d’ajouter en second signataire l’intervenant. Le contrat signé est reçu par mail en pièce jointe par les deux parties 🤝

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💯 Une solution simple d’utilisation : l’envoi d’un document pour signature ainsi que la signature ne prennent que quelques minutes, permettant de récupérer les documents signés rapidement.

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