Vous envoyez souvent le même document pour signature ? Cet article est fait pour vous ! Dans cet article, nous vous donnons la méthode pour créer un modèle de signature sur Eurosign 👇🏻
ÉTAPE 1️⃣ : Création du modèle
Pour commencer, rendez-vous dans l’onglet Modèles, situé en haut de l’application.
Dans l’onglet « Tous », vous pouvez retrouver tous les modèles que vous avez créés. Les modèles sont triés par dernière mise à jour.
🗂 Ici, vous pouvez créer des dossiers et des sous-dossiers pour vos modèles. Pour créer un dossier, cliquez sur « Nouveau dossier ». Vous pouvez créer autant de dossiers que vous le souhaitez.
Pour créer un sous-dossier, renommer un dossier, le supprimer ou le déplacer, posez votre souris sur le nom de l’un des dossiers, puis sur les trois petits points. Choisissez ensuite l’action correspondante.
Pour créer un modèle, cliquez sur Créer un modèle.
ÉTAPE 2️⃣ : Configuration des destinataires
Ici, vous pouvez configurer vos destinataires par défaut pour l’envoi. Si vous ne savez pas encore à qui vous aller envoyer le document ou si les destinataires changent à chaque envoi, vous pouvez laisser les cases vides. Vous pouvez cliquer sur « Ajouter un destinataire » pour ajouter une nouvelle personne dans le processus. Cela vous permettra d’avoir un nombre de signataires par défaut pour votre modèle.
La mention « signer dans l’ordre » vous permet de créer un ordre de signature selon votre besoin. Si la case n’est pas cochée, tous les destinataires recevront le document au même moment.
Si vous souhaitez signer le document, cliquez sur « Je suis signataire » . ✅
Pour ajouter de nombreux destinataires en un seul coup, importez vos destinataires depuis un fichier CSV, en cliquant sur les trois petits points, puis « Importer signataires ». 3 colonnes sont requises : une pour le nom, une pour le prénom et une pour l’email.
Vous pouvez ajouter autant de signataires que vous le souhaitez, sans aucun frais supplémentaire !
📱 Validation par SMS : pour signer le document, le signataire devra valider un code reçu sur son téléphone. Vous pouvez indiquer le numéro de téléphone vous-même ou laisser le destinataire le faire plus tard si vous ne le connaissez pas. C’est une sécurité en plus, facultative, mais parfois utile pour certains documents à haut risque.
ÉTAPE 3️⃣ : Gestion des paramètres
Ajoutez votre document sur Eurosign, donnez-lui un titre et définissez la langue dans laquelle les emails doivent partir (anglais 🇺🇸 ou français 🇫🇷 ).
En plus de ça, vous pouvez aussi configurer un délai d’expiration par défaut pour vos documents. Pour rappel, une fois la date d’expiration dépassée, les destinataires ne pourront plus signer le document.
💬 Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un message personnalisé que la signataire verra dans l’email et lors de l’ouverture du document.
Dernière fonctionnalité, le paramètre avancé Document. Ici, deux options s’offrent à vous :
- Complété lorsque tout le monde a signé (il faudra toutes les signatures pour que le document soit considéré comme complété)
- Clôturé par l’expéditeur à tout moment (vous pouvez clôturer le document à tout moment, même s’il manque des signatures)
ÉTAPE 4️⃣ : Ajout des champs sur le document
Sur cette interface, vous pouvez placer vos champs Signature, Texte, Tampon, Date et autres sur le document. Pour placer un champ sur le document, c’est très simple : il vous suffit de le glisser-déposer depuis les onglets à gauche vers le document en question.
Chaque destinataire a une couleur qui lui est attribuée, ce qui rend plus facile la configuration du document. Chaque champ est personnalisable selon vos besoin : lecture seule, champ obligatoire, infobulle, valeur par défaut…
Pour modifier les destinataires et les autres paramètres, cliquez sur « modifier ». Pour envoyer le document pour signature, cliquez sur « terminer ».
ÉTAPE 5️⃣ : Modèle créé
Une fois votre modèle créé, vous pouvez l’utiliser en cliquant sur « Utiliser ».
En cliquant sur les trois petits points, vous pouvez décider d’éditer à nouveau le document ou les paramètres. Vous pouvez aussi déplacer le modèle dans un dossier.
Envoyez des documents pour signature ✔️
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