Cum semnăturile electronice eficientizează autorizarea cardurilor de carburant pentru managerii de flotă

Beneficii de economisire a timpului pentru managerii de flotă

Managerii de flotă care jonglează cu multiple responsabilități pot economisi ore valoroase implementând sistemul de semnătură electronică Eurosign pentru documentele de autorizare a cardurilor de carburant. În loc să tipărească formulare, să colecteze semnături fizice de la șoferi și să arhiveze documentele, întregul proces poate fi finalizat digital în câteva minute. Această eficiență permite managerilor de flotă să se concentreze pe sarcinile esențiale de optimizare a flotei, mai degrabă decât pe birocrație administrativă.

Capacități de management la distanță

Cu șoferii adesea pe drum, colectarea semnăturilor pentru documentele de autorizare a cardurilor de carburant necesita tradițional programarea întâlnirilor în persoană sau trimiterea documentelor prin poștă. Eurosign permite managerilor de flotă să trimită instantaneu formulare de autorizare șoferilor oriunde s-ar afla, care apoi pot semna în siguranță de pe orice dispozitiv. Această capacitate la distanță elimină întârzierile în emiterea cardurilor de carburant pentru șoferii noi sau actualizarea autorizațiilor pentru membrii existenți ai echipei.

Securitate și conformitate îmbunătățite

Frauda și utilizarea necorespunzătoare a cardurilor de carburant reprezintă preocupări semnificative pentru managerii de flotă. Eurosign oferă o platformă sigură pentru autorizarea cardurilor de carburant care respectă reglementările eIDAS, asigurând validitatea juridică a semnăturilor în întreaga Europă și la nivel internațional. Funcționalitatea de audit a platformei oferă managerilor de flotă vizibilitate completă asupra momentului și persoanei care a semnat documentul de autorizare, creând responsabilitate și reducând riscul.

Arhivare simplificată

Managerii de flotă trebuie să mențină evidențe organizate ale tuturor autorizațiilor pentru cardurile de carburant în scopuri de contabilitate, conformitate și audit. Eurosign stochează automat toate documentele semnate într-un depozit securizat și centralizat, găzduit în Franța. Acest lucru elimină riscul pierderii documentelor și oferă managerilor de flotă acces instantaneu la orice document de autorizare atunci când este necesar.

Prin implementarea soluției de semnătură electronică Eurosign pentru documentele de autorizare a cardurilor de carburant, managerii de flotă pot reduce timpul de procesare cu până la 80%, elimina risipa de hârtie și asigura conformitatea completă cu cerințele de reglementare. Fluxul de lucru eficientizat creează o operațiune mai eficientă, menținând în același timp securitatea și validitatea juridică esențiale pentru gestionarea corespunzătoare a flotei.