Pourquoi passer à l’archivage électronique ?

Pourquoi passer à l’archivage électronique ?

Dans le monde de la tech, ce sont les enjeux du numérique responsable qui sont mis en avant. Ainsi, on se rend compte que plus de 80% des documents originaux sont transformés électroniquement et 75% de la communication passe par les canaux digitaux dans le monde. 🤯

La transition de l’archivage du papier vers l’archivage électronique est une réalité qui s’impose. 🚀

C’est quoi l’archivage électronique :

L’archivage électronique permet de conserver des informations et des documents sous format électronique provenant de sources très diverses comme un logiciel ou Internet. 📲

C’est une solution numérique qui permet aussi de dynamiser les processus de toutes les entreprises qui souhaitent réduire ou éliminer l’archivage papier, chronophage et coûteux. Celui-ci concerne tout type de documents et de données. Une fois ces derniers archivés, la modification des fichiers est impossible, tout comme leur destruction en dehors d’une procédure de contrôle strict (la date de conservation des documents varie selon leur type). Il est donc impossible de falsifier ou modifier ces documents, en dehors de votre contrôle.

Les avantages de l’archivage électronique :

  • Un gain de place considérable : à titre d’exemple un disque SSD de 1 tera octet contient les informations d’une salle d’archives de 43 000 mètres carré.
  • Un gain de temps : grâce à l’économie du temps consacré à la recherche, au tri et/ou à la destruction des documents. Pour ces raisons, l’archivage électronique devient indispensable.
  • Une réduction des coûts liés à l’usage du papier : comme le fait d’imprimer ou d’envoyer des documents (factures, contrats…etc)
  • Réduire les risques de destruction d’information : des documents dans une salle d’archivage peuvent être détruits par le feu ou des dégâts des eaux.
  • Garantir la sécurité d’accès aux archives : l’accès aux données est contrôlé, tracé et donc, par conséquent mieux sécurisé.

L’archivage électronique est une nouvelle méthode d’archivage écologique et économique qui réduit les contraintes liées à la gestion du papier, des dossiers et des documents. Il simplifie, protège et améliore l’efficacité de la gestion des informations sans compromettre l’intégrité des données.

L’objectif : atteindre le zéro papier

Les entreprises font face à un nouveau défi autant économique qu’écologique qui est de réduire progressivement la consommation de papier jusqu’à atteindre le zéro papier.

Pour atteindre cet objectif, le gouvernement lance plusieurs projets. Notamment, le plan de transformation administrative baptisé « Action Publique 2022 » qui vise à réduire considérablement la quantité de papier dans l’administration. En revanche, à compter du 1er janvier 2023, l’utilisation des factures électroniques sera étendue à toutes les entreprises.

Les principaux objectifs de l’archivage électronique :

  • Améliorer la relation avec les collaborateurs 🚀
  • Simplifier le travail des agents s’occupant de l’archivage👌
  • Réduire les coûts en terme de papier 🤑

Un engagement pour l’environnement :

Des chiffres indiquent que 40% de la déforestation mondiale est causée par le papier. Ainsi, la politique zéro papier permettra à terme de préserver les forêts et les ressources en eau, car il faut 13 litres d’eau pour fabriquer un morceau de papier et lutter contre l’effet de serre.

Conclusion :

La mise en œuvre de la politique zéro papier au sein des entreprises se fera progressivement. Chacun, à sa petite échelle, doit contribuer à la protection de l’environnement. Réduire la consommation de papier, en utilisant des logiciels de gestion numériques comme la signature et l’archivage électronique représente déjà une très grande contribution.

Retrouvez notre article détaillé sur l’archivage électronique d’Eurosign ici.

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