Selon le Journal du net, l’archivage électronique est une étape clé de la transformation numérique. La crise sanitaire actuelle et la généralisation du travail à distance ont fait prendre conscience aux entreprises de l’obsolescence des plateformes d’archivage papier. La mise en place de systèmes de gestion de documents numériques a conduit les organisations à s’intéresser aux solutions d’archivage électronique, plus simples et moins coûteuses.
À l’aide d’Eurosign, franchissez le cap de la digitalisation en dématérialisant tous vos processus d’archivage !
Qu’est-ce que l’archivage électronique ?
Avec l’archivage électronique, vous pouvez conserver des informations et des documents sous format électronique provenant de sources très diverses comme un logiciel ou internet. L’archivage électronique permet de dynamiser les processus de toutes les entreprises qui souhaitent réduire ou éliminer l’archivage papier, chronophage et coûteux. Celui-ci concerne tout type de documents et de données. Une fois archivés, la modification des fichiers est impossible, tout comme leur destruction en dehors d’une procédure de contrôle strict (la date de conservation des documents varie selon leur type). Il est donc impossible de falsifier ou modifier ces documents, en dehors de votre contrôle.
La valeur ajoutée d’Eurosign
La satisfaction client est notre plus grande priorité. Nous avons conçu nos solutions pour qu’elles puissent répondre à vos attentes.
- Réduisez les risques : Notre technologie certifiée vous offre une protection totale
- Boostez votre productivité : Eurosign permet d’optimiser le cycle de vie complet de vos documents
- Suivez vos documents : Restez informés du statut de vos documents à travers notre plateforme (envoyés, reçus, signés, payés)
- Améliorez la gestion de vos documents : Conservez tous vos documents sur une seule plateforme sécurisée
- Augmentez la satisfaction client : Gagnez en efficacité et en rapidité pour améliorer votre satisfaction client
L’archivage électronique est-il légal ?
Eurosign garantit sa solution d’archivage électronique en conformité totale avec la réglementation en vigueur. En effet, l’article 1366 du Code civil affirme l’équivalence de force probante entre les écrits sous forme papier et les écrits sous forme électronique.
La valeur légale et juridiquement contraignante des documents numériques repose sur :
- Une capacité d’authentification forte (certificat d’Identité Numérique lié à une signature électronique de document)
- La garantie de l’intégrité des données sur le long terme
- Une sécurité renforcée lors des échanges de données (données cryptées)
- La traçabilité totale des documents (création, consultation, modification, suppression)
- L’horodatage de ces opérations (ce qui permet d’assurer le suivi des documents)
Comment fonctionne l’archivage électronique ?
L’archivage électronique peut être mis en place au sein de l’entreprise. Il sera alors nécessaire d’ajouter vos collaborateurs au sein d’un espace de gestion des documents et de décider du rôle de chacun en leur octroyant des autorisations particulières. En effet, ces collaborateurs peuvent faire partie de différents services au sein de la même organisation, que vous pourrez retranscrire dans votre système d’archivage.
Grâce à cette mise en place, vous pourrez ajouter tous les documents nécessaires à votre activité et ainsi assurer un suivi optimal. De plus, vous simplifierez et accélérerez la gestion de ceux-ci. Enfin, un système d’archivage électronique vous permettra d’optimiser votre flux documentaire. Vous pourrez ainsi supprimer les documents inutiles et organiser vos documents.
En ce qui concerne le délai d’archivage minimum d’un document pour une entreprise, vous pouvez consulter le site du service public.
Quelle est la prochaine étape ?
Abandonnez les anciennes procédures de gestion des documents chronophages, et passez au digital avec l’archivage électronique d’Eurosign !
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